Googleグループ（Google Groups for Business）の概要について

アイフラッグ社内サポート担当のKNです。
 

アイフラッグでは、社内のグループウェアに「Google Apps for Business」 を導入しています。Google Appsは、利用する端末も場所も問わず使えるGoogle社が提供しているクラウド型のサービスです。私からは、GoogleAppsの基本的な使い方から、新機能等を色々紹介していきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

今回はGoogleAppsの機能の一つであるGoogleグループ（Google Groups for Business）の概要について記載したいと思います。数ある機能の中でGoogleグループを最初に紹介するのは、最近アップデートが行われ簡単かつスピーディーに情報共有が行えるツールになり、是非みなさんにも知っていただきたい機能だと思ったからです。

当社では社内SNSのようなナレッジの全体共有やディスカッションを行う場が欲しいという要望があり、社内システム担当SKさんが構築した「OpenPNE」と機能がアップデートされた「Googleグループ」のデモを行い、ＱＡ機能や、ベストアンサー機能を始めとしたメンバーからの評価を収集しやすい「Googleグループ」が採用されました。

本稿を投稿した時点での機能一覧は下記の通りです。

• メーリングリスト
  • メンバーへのメール一斉配信機能
• ディスカッション
  • 投稿された内容をメンバー内で意見交換できる機能
• QA機能（ベストアンサー）
  • 質問を投稿し、投稿された内容に対しメンバーが良い悪い等評価できる機能（Yahoo知恵袋や、OKWaveのような機能）
• 共同トレイ
  • グループ内のメンバーで投稿された内容の担当割り当てを行い、進捗管理できる機能

次回から、Googleグループの作り方や、機能の詳細について紹介をして行きたいと思います。

尚、本コンテンツの全ての内容は、投稿当時の最新の情報になりますので、
ご了承いただきますようお願いいたします。

2013-03-08

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Googleグループ機能紹介 グループ作成方法

アイフラッグ社内サポート担当のKNです。

 

今回はGoogleグループの作り方について記載したいと思います。

 

1.GoogleAppsへログインした状態でGoogleグループのトップページへアクセスし、「グループを作成」ボタンをクリックします。

2.グループ名、グループのメールアドレス、グループの説明を入力し、グループの主要言語とグループタイプをプルダウンメニューから選択します。

※グループタイプ「共同トレイ」以外の項目はグループ管理画面から変更することができます。

 

3.トピック（投稿）を表示できるメンバーと投稿できるメンバー、グループに参加できるメンバーを選択し、「作成」ボタンを押します。

※こちらもグループの設定画面から変更することができます。

これでグループを作成することができました。

 

次回は、グループのメンバー追加、権限設定を記載する予定です。

2013-03-11

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Googleグループ機能紹介 メンバーの招待方法

かなり間が開いてしまい申し訳ございません。

今回はグループへのメンバー招待方法を紹介します。

 

メンバー招待の方法は大きく分けて2通りあります。

1. メンバーを招待し、招待された人に承認してもらう方法
2. メンバーを直接招待する方法

※1の方法は承認されるまでメンバーに追加されません。
今回はすぐに運用が可能な直接メンバーを追加する方法をご紹介します。

グループ作成直後の画面から「グループに他のユーザーを招待する」を選択します。

選択直後の画面では、招待メールを送り、招待された人に承認してもらう方法が選択されていますでので、
画面左のメニューから「メンバーを直接追加」を選択します。

画面右側が切り替わりますので、
招待するメンバーのメールアドレス入力欄にメールアドレスを入力し、
招待メッセージ欄に招待メールの本文に入るメッセージを入力します。



メール登録オプションは後で変更可能ですが、
招待するメンバーの役割によって変更すると良いと思います。

これでメンバーの追加が完了しました。
招待メールのサンプル画像はこちらです。


次回は、グループの設定について記載したいと思います。

2013-06-05

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Googleグループ機能紹介 グループの設定 -スパムメール管理-

アイフラッグ社内サポート担当のKNです。

今回からGoogleグループの設定についての紹介に入りますが、
設定項目は多数あるため、確認しておいた方が良い項目をピックアップし
数回に分けてご紹介しますので、お付き合いよろしくお願いいたします。

今回ご紹介する項目は、グループへ投稿されたメッセージを
保留（管理）したり、スパムメールをどのように扱うか設定する項目です。

では、早速設定手順に入ります。

設定画面へは、設定したいグループへアクセスし、
画面右上にある「管理」をクリックすることでアクセスできます。



画面左側が切り替わりますので、
設定→管理の順にクリックします。



ここで設定できる項目は下記になります。

メッセージを管理
投稿されたメッセージの管理（投稿を一時保留にする）
拒否された投稿者の通知
一時保留にされたメッセージを拒否した時の投稿者に対する通知
スパムメッセージ
スパムフィルタの設定
1と2は設定しないでも大きな問題にはなりませんが、
3については初期設定が「管理キューに送信し、モデレーターに通知する」になっており、
Googleグループ上でスパムと判断されたメールはメンバーに配信されず一時保留とされてしまいます。

今回は、メールの見落としや対応漏れにつながりやすい
3のスパムメッセージのみ変更してみます。

スパムメッセージ欄のプルダウンメニューから
「管理キューをスキップしてグループに投稿」を選択します。



画面上部にある「保存」ボタンを選択します。



画面上部に小さく「グループ設定の変更を保存しました」と表示されたら設定完了です。

次回もよろしくお願いいたします。

アイフラッグ社内サポート担当：KN

2013-06-21

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Googleグループ機能紹介 グループの設定 -権限設定①基本的な権限-

アイフラッグ社内サポート担当のKNです。

今回はグループの権限設定について紹介します。

グループの管理画面から
権限→基本的な権限の順にクリックします。



この画面で設定できる項目は下記になります。

1. トピックを表示
   • 投稿されたメッセージを表示できる権限
2. 投稿
   • グループにメッセージを投稿できる権限
3. グループに参加
   • グループに参加できる権限

こちらの項目は特に設定変更しなくても問題ありませんが、
このままの状態では携帯やEメールサービス等の外部からメールが受信できない状態です。

携帯や外部のEメールサービス等とメールをやり取りする場合は、
投稿権限を「すべてのユーザー」へ変更してください。

ちなみに、アイフラッグではお客様や当社営業の携帯から
グループでメールをやり取りするケースが多いため、投稿権限を変更して活用しています。

次は、投稿されたメッセージの管理権限を紹介します。

アイフラッグ社内サポート担当：KN

2013-06-28

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Googleグループ機能紹介 グループの設定 -権限設定②投稿されたメッセージの管理-

アイフラッグ社内サポート担当のKNです。

前回に続きグループの権限設定を紹介します。

グループの管理画面から
権限→投稿権限の順にクリックします。



この画面で設定できる項目は多いため、
案件管理する上で重要な項目をピックアップしました。

1. トピックを割り当て
   • 投稿されたメッセージの担当者を割り当てる機能
2. 自由形式のタグを入力
   • 投稿されたメッセージに好きなタグをつける機能
3. トピックに同意
   • 投稿されたメッセージに対し、良し悪しの評価をする機能
4. 返信定型文を使用する
   • 投稿されたメッセージに返信する際に定型文を作成しておき、作成した定型文を挿入する機能

グループを一般公開しないで案件管理する場合は1,2,4番のみ設定すれば問題ないと思いますが、
3番は設定するとメッセージを送っていない方からも評価も得られますので、公開範囲に応じて設定を行うと良いと思います。

次回は、グループの管理権限についてご紹介します。

アイフラッグ社内サポート担当：KN

2013-07-03

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